Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện cần những gì?
Xin giấy phép tổ chức sự kiện là công việc vô cùng quan trọng vì chúng quyết định đến sự kiện có được diễn ra hay không. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ về những văn bản, giấy phép quy định của pháp luật khi tổ chức sự kiện. Chính vì vậy, trong bài viết dưới đây, công ty tổ chức sự kiện Á Châu sẽ chia sẻ đến bạn về quy trình cũng như những điều cần lưu ý khi xin giấy phép tổ chức, giúp cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công.
Bất kỳ sự kiện nào cũng cần xin giấy phép tổ chức
Những sự kiện cần xin giấy phép tổ chức
Dù bạn tổ chức bất kỳ sự kiện nào cũng đều cần đến giấy phép tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào loại hình sự kiện mà các loại giấy phép và cơ quan tiếp nhận hồ sơ là khác nhau.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, các sự kiện bằng hoặc lớn hơn 3 người thì cần phải có giấy phép và được sự đồng ý của cấp quản lý, báo cáo chính quyền địa phương. Đặc biệt, bắt buộc phải có giấy phép tổ chức nếu sự kiện có người nổi tiếng biểu diễn.
Đối với các sự kiện mang tính chất cá nhân như đám cưới, đám giỗ, liên hoan,..thì không cần xin giấy phép.
Tùy loại hình sự kiện mà các loại giấy phép phải xin là khác nhau
Các giấy tờ cần có khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện thông thường sẽ có các loại sau:
Đơn đề nghị cấp phép tổ chức sự kiện do doanh nghiệp đứng tên và soạn thảo, có đầy đủ thời gian, địa điểm, nội dung, chương trình có bán vé hay không. Với sự kiện có ca nhạc phải ghi rõ danh mục bài hát, tác giả, người biểu diễn.
Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện (mỗi thứ 2 bản).
Giấy ủy quyền cho đơn vị tổ chức sự kiện nếu doanh nghiệp thuê ngoài.
Kịch bản khung (bao gồm: số thứ tự, thời gian, tiết mục, mô tả, ghi chú) do doanh nghiệp soạn, ký tên và đánh dấu treo.
Danh mục bài hát có chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp (in thành 2 bản)
Hợp đồng thuê mướn địa điểm (4 bộ) do bên cho thuê soạn thảo, mỗi bộ được giữ bởi Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục Tác Quyền; bên thuê địa điểm và tự lưu giữ 1 bộ.
Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt đối với quân nhạc, văn công, lực lượng địa phương tham gia. Cần chuẩn bị 3 bản, mỗi bản sẽ được giữ bởi sở, cục và tự lưu giữ.
Giấy phép xác nhận đã đóng tiền tác quyền ở Cục Tác Quyền.
Hợp đồng đặc biệt (nếu có).
Lưu ý:
Nếu các sự kiện có bán vé cần đính kèm market vé bán.
Với các chương trình khuyến mãi hay bốc thăm trúng thưởng cần có đơn xin cấp phép nộp lên Sở Công Thương.
Với các sự kiện giải đấu cần có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và Hợp đồng/Biên bản ghi nhớ với đơn vị phối hợp thực hiện.
Tất cả các loại giấy tờ cần được đóng dấu giáp lai và ghi chú rõ Nộp lưu chiểu…ở phần nơi nhận.
Tìm hiểu và chuẩn bị giấy tờ đầy đủ giúp cho quá trình xin giấy phép diễn ra suôn sẻ
Quy trình và lưu ý khi thực hiện thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện
Quy trình thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị và hoàn thiện đầy đủ hồ sơ xin cấp phép theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến các cơ quan thẩm quyền phù hợp với loại hình sự kiện tổ chức, gồm có: Sở Văn Hóa, Thể thao và du lịch, Cục nghệ thuật biểu diễn, các cấp chính quyền địa phương như Ủy ban nhân dân cấp xã, quận/huyện, tỉnh và thành phố.
Bước 3: Các cơ quan thẩm quyền xem xét và giải quyết hồ sơ, nếu đáp ứng quy định sẽ tiến hành cấp giấy phép tổ chức sự kiện.
Bước 4: Nhận giấy phép tổ chức từ cơ quan thẩm quyền.
Những lưu ý khi xin giấy phép
Thời hạn nộp hồ sơ ít nhất là 10 ngày trước khi diễn ra sự kiện. Với các chương trình về thời trang cần xin phép trước ít nhất 30 ngày.
Cần nắm rõ thời gian nộp và nhận lại ở các cơ quan cấp phép để tránh tốn thời gian và công sức xin phép.
Nên xin giấy phép sớm để có thời gian xử lý những tình huống phát sinh, tránh ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.
Nên xin giấy phép sớm để sự kiện được diễn ra theo đúng kế hoạch
Á Châu Event – Dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện nhanh chóng
Việc xin giấy phép tổ chức sự kiện đối với các doanh nghiệp không có kinh nghiệm sẽ dễ gặp những tình huống phát sinh cũng như tốn nhiều thời gian, công sức hơn so với dự kiến. Chính vì vậy, bạn nên tìm đến các đơn vị uy tín để giúp bạn thực hiện quá trình này, giúp sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và thành công tốt đẹp.
Á Châu Event tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng như xin giấy phép cho hàng trăm sự kiện lớn nhỏ khắp cả nước. Với đội ngũ nhân sự chuyên môn, hiểu rõ về các cơ quan cấp phép và yếu tố về pháp lý khi tổ chức sự kiện, chúng tôi cam kết quy trình được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.
Á Châu Event cung cấp đa dạng dịch vụ đáp ứng mọi nhu cầu khách hàng
Bên cạnh dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện, Á Châu Event còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, thay bạn thực hiện toàn bộ công đoạn tổ chức từ lập kế hoạch đến cả thủ tục pháp lý một cách chỉn chu với chi phí hợp lý nhất. Bạn chỉ việc liên hệ chúng tôi qua website https://sukienachau.com hoặc hotline 093 961 9998, chúng tôi sẽ tư vấn miễn phí 24/7 đến bạn.
